Mr Ludovic Saintot, Attaché de Direction ici nommé l’administrateur du système ludovic.saintot@schlichting.fr – 03 83 23 43 82
Mr Didier Schlichting, Représentant légal N° SIRET : 334 793 874 Siège: 39 Rue de Toul 54840 Bois-en-Haye didier.schlichting@schlichting.fr – 03 83 23 20 57
Société ED Services, 25 rue Emile Mathieu, 54300 Manonvillers
ED Services, NextCloud, OpenBee d’Orange, Team Planning, Octopuch, Formbuilder, WordPress.
Nous remercions particulièrement la société ED Services, Jimmy et Stéphane pour l’énorme travail fourni durant presque une année pour le développement de la structure et des modules de MobiliTeam. Il aura fallut des mois de travail et d’échange avant d’arriver à la première publication dans les stores. Ils ont su analyser, comprendre et mettre en œuvre avec brio notre vision de ce projet. Et ce n’est que le début de l’aventure MobiliTeam, nul doute que nous allons encore les mettre à contribution dans l’avenir.
Ce règlement est long à lire mais il comporte toutes les règles et conditions d’utilisation que vous devez connaitre et comprendre. Prenez le temps de le lire en intégralité et de poser des questions à l’administrateur du système dont les coordonnées ce trouvent ci dessus. Il vous appartient vérifier régulièrement les nouvelles conditions ou modifications.
Vous ne pourrez en cas de litige vous défendre sur la base de l’ignorance et de l’incompréhension.
Nous tenons à attirer votre attention sur le fait que cette application est la propriété exclusive de la société Schlichting Transports Spéciaux représentée par Didier Schlichting, PDG. Elle est gérée par Ludovic Saintot, Attaché de Direction et administrateur du système qui en à la responsabilité. Son fonctionnement est régie par le règlement intérieur et la charte informatique de la société schlichting Transports Spéciaux. Vous pouvez retrouver ces textes dans la rubrique « Docs » de votre espace Extranet.
Les salariés de la société Schlichting Transports Hitech (STH) ont également accès à l’Extranet dans les mêmes droits et conditions sous accord de Didier Schlichting PDG afin de faciliter les interactions entre les deux sociétés ayant par ailleurs la même Direction Générale, la même adresse postale et fonctionnant toutes deux comme un groupement.
En utilisant le service extranet Schlichting vous avez accès à des informations confidentielles et/ou privés concernant les entreprises Schlichting et vous même. Ces informations sont obligatoires dans le cadre du bon déroulement de nos activités notamment le planning de présence permettant l’harmonisation du travail et la gestion des absences ou encore l’annuaire, permettant les échanges entre collaborateurs de manière rapide et simplifiée.
Vous pouvez également avoir accès à certaines données client tel que des protocoles de sécurité. Les documents de nos clients sont mis à disposition sur leur demande uniquement afin de facilité les échanges et sont retirés en cas de rupture de lien commercial ou sur leur simple demande.
Vous avez interdiction de diffuser toute information en votre possession à toute personne ne faisant pas ou plus partie du personnel sous peine de poursuites judiciaire comme le prévoit le Règlement Général de Protection des données entré en vigueur le 25 Mai 2018. Toute information portée à notre connaissance faisant état du non respect de cette close fera l’objet systématique d’une lourde sanction interne et d’un dépôt de plainte.
IMPORTANT : Hors particularité concernant les documents personnels du salarié, toutes les règles et conditions d’utilisation exposés ici s’appliquent sans que l’accord de l’utilisateur ne soit requis car l’application Extranet résulte d’un choix de fonctionnement validé par la Direction. Chaque salarié est tenu d’utiliser les moyens mis en place par l’entreprise. Dans le cas ou ce service est installé sur le matériel mobile personnel du salarié pour des questions de qualité ou facilité d’utilisation notamment, le salarié s’engage à appliquer et respecter les mêmes règles et à configurer son appareil personnel dans les mêmes conditions. Il pourra faire appel à l’administrateur du système pour l’aider à cette tâche.
Lors de votre première connexion il vous est demandé d’entrer des identifiants qui vous auront été communiqués au préalable par l’administrateur du système. Cette option permet de vérifier sur le serveur que vous êtes bien un salarié Schlichting. En vous identifiant, vous acceptez que la société schlichting conserve vos données personnelles (prénom, nom…) ainsi que vos agissements sur ses sites, applications et réseaux. Cette identification nous permet d’être sûr que seules les personnes autorisés utilisent l’Extranet et ses options. En cas de changement d’appareil ou d’effacement des cookies, vous devrez renseigner à nouveau ces informations. En cas de vol ou perte de l’appareil mobile sur lequel vos identifiants ont été mémorisés, vous devez immédiatement prévenir l’administrateur du système qui sera en mesure de désactiver votre compte à distance et de vous redonner de nouveaux identifiants.
Les conditions suivantes sont actives à daté de la mise en œuvre du service de dématérialisation à la suite de la promulgation du RGPD le 25 Mai 2018. Les documents édités avant cette date sont archivés en version papier et pour une durée légale établie pour chacun d’entre eux par l’administration fiscale dans une salle de Direction sécurisée sous accès surveillé.
Vos données personnelles sont stockées sur un serveur confidentiel qui n’est accessible que par les personnes habilitées de part leur fonction. Des sauvegardes sont effectuées toute les six heures sur un serveur secondaire. Grace à un abonnement professionnel que nous souscrivons chez un hébergeur sécurisé et réglementé vos données sont synchronisées entre notre serveur secondaire et le leur. Lorsque vous vous connecter à votre coffre-fort extranet vous consultez vos données depuis le serveur de ce prestataire. Aucune connexion ne se fait vers notre société afin d’accroitre la sécurité. Ce prestataire réalise lui même des sauvegardes complémentaire. Vos documents se trouvent donc en réalité dupliqué sur au moins quatre serveurs sécurisés.
Concernant particulièrement vos bulletins de salaire qui sont considérés comme les données les plus sensible, Un abonnement supplémentaire à été souscrit auprès du prestataire « OpenBee Orange » agréé par l’état et répondant à la norme très exigeante de sécurité « NF42020 ». Cette solution supplémentaire permet le stockage de vos bulletins dans un espace ultra protégé à des fin de conservation longue durée. En effet nous vous garantissons la conservation de ceux-ci pour une période de 50 ans à partir de leur date d’édition ou au terme de vos 75 ans. Si toutefois notre partenariat avec ce prestataire venait à cesser, un autre répondant au mêmes normes serait mandaté afin de garantir les mêmes conditions d’exigence et l’ancien aurait quant à lui l’obligation de nous restituer tous les documents. Vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant stockées sur ce serveur sur simple demande auprès de l’administrateur du système.
Que ce soit entre notre serveur et celui de l’hébergeur principal ou des copies effectuées vers le coffre-fort OpenBee Orange , les données sont cryptées de bout en bout durant le transfert qui s’effectue à partir d’une machine dédiée à cette tâche accessible uniquement par l’administrateur du système. Nous utilisons un Réseau virtuel privé (VPN) ainsi qu’une connexion internet fibre optique dédié uniquement à ces transferts sensibles.
En plus de ces systèmes de stockages décentralisés des sauvegardes journalières sont effectuées sur des supports amovibles cryptés stockés en lieu sûr.
L’administrateur du système est spécialement formé pour effectuer ces opérations sensibles et à accès chaque jour à un journal détaillé des agissements lui permettant de suivre les connexions et les mouvements afin de décelé toute activité anormale. Il est important de comprendre que nous faisons le nécessaire pour sécuriser vos données. Néanmoins vous devez savoir que dans la majorité des cas de vol de données, l’utilisateur final en est responsable. C’est pour cela que vous ne devez jamais diffusez vos identifiants et en cas de doute ou d’oubli, consultez immédiatement l’administrateur du système. Nous vous conseillons également pour accentuer la sécurité de retenir vos identifiants sans demander à votre appareil de le faire pour vous et de vous déconnecter après chaque utilisation. Assurez vous d’utiliser des appareils suffisamment sécurisés pour consulter ou télécharger vos documents depuis l’Extranet.
Les informations de l’utilisateur recueillies via l’Extranet schlichting ont vocation à être traitées par la Direction de la société et principalement par l’administrateur du système, responsable de traitement informatisés, pour les besoins de la navigation sur le service, pour toute demande de renseignement et le cas échéant pour la délivrance de certains services ou réglages particuliers. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de la Direction de la société dans le cadre de la gestion de ses relations avec ses employés.
Point important: En fonction de la marque, du modèle, du système d’exploitation, des mises à jours et des réglages de votre appareil, l’Extranet peux réagir de façon différentes. Par exemple certains mobiles affichent un aperçu en ligne des documents et d’autres les téléchargent localement sur l’appareil et les ouvrent ensuite. Ce qui signifie que certains documents confidentiels peuvent être présent sur votre appareil. Il vous appartient de vérifier cela et de demander de l’aide en cas de soucis ou question à l’administrateur du système. Nous ne saurions et ne pourrions être tenu pour responsable en cas de perte ou vol de données personnelles dès lors qu’elles ont étés copiées, téléchargées, extraites ou partagées via l’appareil personnel ou professionnel mis à sa disposition ou prêté par un tiers qui se trouve dès lors sous la responsabilité de l’utilisateur.
Notre système respecte les conditions très strictes du Règlement Général de Protection des données entré en vigueur le 25 Mai 2018. Notre installation et son fonctionnement est inscrite dans notre charte informatique signé par la Direction, par le responsable du système informatisé de traitement des données et par les représentants du comité social économique élus. Notre charte peut être consulté dans la rubrique « Docs » de notre Extranet. Nous vous invitons à la consulter régulièrement. Sachez que chaque action entreprise en rapport à l’outil de dématérialisation, fait l’objet d’une consultation préalable auprès de notre cabinet d’assistance juridique.
Les données personnelles de l’utilisateur seront conservées au maximum:
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, l’utilisateur dispose :
L’utilisateur peut exercer ces droits en écrivant à l’adresse électronique suivante : direction@schlichting.fr.
L’utilisateur dispose également d’un droit de recours auprès d’une autorité nationale de contrôle telle que la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés en cas de violation de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et notamment du Règlement européen n°2016-679 si toutefois aucun accord amiable préalable n’était trouvé en interne entre le salarié et sa Direction pour régler un litige portant sur les documents personnels.
La navigation dans l’Extranet nécessite l’utilisation des cookies. Lors de la consultation du service Extranet Schlichting, certaines informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers « cookies » installés sur votre terminal (ordinateur, tablette, téléphone mobile ou tout autre appareil optimisé pour Internet). Ces cookies ont pour but de faciliter votre navigation sur ce service et pour des raisons de sécurité et de suivi des agissements dans les dossiers protégés.
Un cookie est un petit fichier qui, grâce à votre logiciel de navigation, est déposé dans un espace dédié de la mémoire de votre terminal lors de la visite d’un site ou de la consultation d’une publicité. Il contient plusieurs données telles que le nom du serveur qui l’a déposé, un identifiant sous forme de numéro unique et éventuellement une date d’expiration dudit cookie. Les cookies permettent à son émetteur de reconnaître le terminal de l’utilisateur auprès de qui il est enregistré et de collecter des informations relatives à sa navigation sur les sites.
Les « cookies indispensables » au fonctionnement du service: ils permettent de mémoriser des informations saisies dans les formulaires, gérer et sécuriser l’accès aux différentes rubriques. Les « cookies fonctionnels » : ils permettent d’adapter la présentation du service aux préférences d’affichage de votre terminal (langue utilisée, résolution d’affichage etc.) et ainsi personnaliser votre accès au service. Les « cookies analytiques » (ou « cookies de mesure d’audience ») : ils recueillent anonymement des données de trafic afin d’établir des statistiques et volumes de fréquentation (nombre de visites, de pages vues…) et de connaître l’utilisation des éléments composant le présent service (rubriques et pages consultées…) nous permettant de suivre et améliorer la qualité de ses services, d’ajouter ou retirer des rubriques.
Vous pouvez contrôler et gérer l’installation de ces cookies dans votre terminal en paramétrant votre logiciel de navigation. Ainsi il est possible de configurer votre navigateur de manière à accepter ou rejeter tous les cookies soit systématiquement soit selon leur émetteur. Il vous est également possible de choisir d’être automatiquement informé lorsqu’un cookie est enregistré sur votre terminal. Enfin, et pour bénéficier d’un contrôle plus important quant à la gestion des cookies, vous pouvez configurer votre logiciel de navigation de sorte que l’acceptation ou le refus des cookies vous soient ponctuellement proposé.
Tout paramétrage entrepris sur votre terminal à cet égard peut entraîner une modification ou une dégradation de votre navigation sur internet ainsi qu’en particulier de vos conditions d’accès à ce service Extranet Schlichting requérant l’utilisation de Cookies. En cas de difficulté, vous pouvez à tout moment modifier vos souhaits en matière de cookies et revenir en arrière. Pour toute question rapprochez vous de l’administrateur du système qui saura vous conseiller.
L’Extranet est un outil complexe qui contient énormément de codage informatique. Il s’utilise depuis tout type d’appareil mobile disposant d’internet et d’un accès à une plateforme de téléchargement Apple ou Android. Plusieurs partenaires y participent: EdServices pour le développement de l’application publique et de l’extranet ainsi que pour l’hébergement du coffre-fort et de certaines rubriques spécifiques tel que le formulaire de frais. Meosis et OVH participent à l’hébergement de certaines pages et contenus images. Teamplanning et Formbuilder pour la gestion des plannings et formulaires de démarches. Certains codes sont fabriqués en interne et d’autres sont achetés à des développeurs chevronnés car trop complexe et trop long à réaliser, héberger ou sauvegarder en interne.
Tout cela pour dire qu’avec autant de paramètres à prendre en compte et d’acteurs à synchroniser et uniformiser, il est possible que vous rencontriez des problèmes d’utilisation parfois, suite à une mise à jour de votre appareil ou à un changement de réglage du navigateur souvent involontaire. D’autres applications présentes sur votre appareil peuvent impacter involontairement l’Extranet en modifiant des paramètres de votre appareil. Nous sommes également dépendant de fournisseurs qui eux mêmes peuvent rencontrer des soucis passagers. (ex: En Mars 2021 un incendie très médiatisé chez OVH à rendu l’Extranet inaccessible durant plusieurs jours).
Voila pourquoi au moindre problème rencontré, contactez l’administrateur du système. Il y à toujours une solution.
Dysfonctionnements passagers dus aux mises à jours
L’application MobiliTeam, l’Extranet ou du moins certaines de ces rubriques sont mises à jours régulièrement et durant ces périodes des problèmes d’accès momentanés peuvent se produire. Par exemple, la licence d’utilisation du coffre-fort est renouvelée tous les trois mois auprès d’un organisme certifié. Durant cette procédure de renouvellement qui peux prendre plusieurs heures, l’accès au coffre-fort est rendu impossible. Pas de panique, ce qui peux vous semblé anormal ou vous agacé est une bonne chose en réalité, cela prouve que nos outils sont sans cesse tenu à jours notamment en ce qui concerne la sécurité. Si un menu ou un service ne fonctionne pas, revenez plus tard et en cas de prolongation du problème contactez l’administrateur du système.
Nous devons vous informer que même si la loi précise que depuis 2017 nous n’avons plus besoin de votre accord pour procéder à la dématérialisation, vous pouvez encore vous opposer à la mise à disposition électronique de vos bulletins de salaire. Si tel est votre souhait, vous pouvez exercer votre droit en faisant parvenir à la Direction votre demande par écrit. Vous recevrez ensuite votre bulletin de paye par voie postale contre signature. Sachez que ce droit ne s’applique que sur les bulletins de salaire. Pour tout autre document professionnel et notamment les procédures internes telles que les demandes de congés, les manuels, l’annuaire, les procédures, etc.. l’entreprise est libre de choisir et de faire appliquer le mode de fonctionnement qui lui convient le mieux et chaque employé est tenu de le respecter sous peine de se voir attribuer une sanction. Dans le cas ou votre opposition à l’utilisation de l’extranet empêche le bon déroulement des opérations de la société, une sanction administrative allant jusqu’au licenciement peut être envisagée.
Vos données sont accessibles pour vous durant la totalité de votre activité au sein de notre société. En cas de départ vous serez invité à télécharger l’ensemble de vos données depuis le coffre-fort de l’Extranet. Nous vous laisserons un délai raisonnable pour effectué cette procédure. Un responsable pourra également vous les remettre contre signature sur un média amovible que vous devrez fournir. Nous pourront également vous envoyé un lien sur votre messagerie vous permettant de télécharger vos données. Sachez comme expliqué plus haut que la loi vous garantit la conservation et la récupération de vos bulletins de salaire durant 50 ans ou à concurrence de vos 75 ans. Cette option n’est valable que pour les bulletins de salaire. Pour les autres documents, ils sont conservé pour les besoins de l’administration durant une période prévue pour chaque type de documents puis détruit à l’issue de celle-ci.
Votre accès Extranet sera ensuite résilié et les données obligatoires seront archivées sur un autre serveur sécurisé dédié à l’archivage légal et accessible uniquement par le responsable du traitement des données au sein de la Direction. Vous aurez évidemment le droit de conserver l’application MobiliTeam sur votre appareil mais n’aurez accès qu’à sa version publique.
L’article L.323-1 du code pénal condamne le fait d’accéder ou de se maintenir sans accord dans tout ou partie d’un système de traitement de données par un an d’emprisonnement et 15000€ d’amende. Notre serveur enregistre les paramètres de chaque connexion et le simple fait de tenter de pénétrer dans l’ Extranet Schlichting sans autorisation engendrera un dépôt de plainte systématique sans aucune possibilité de négociation. Nous sommes en effet très intransigeant avec la sécurité des données et le RGPD nous impose de divulguer toute anomalie relative à celles-ci au services compétents de la CNIL.
En tant que salarié Schlichting, vous avez la possibilité pour plus de facilité d’accéder au contenu de votre coffre fort depuis un ordinateur depuis le lien « extranet salarié » qui se trouve tout en bas à droite de la page principale du site internet www.schlichting.fr.
La Direction vous remercie d’avoir pris le temps de lire ce document et vous rappelle à nouveau que l’administrateur du système se tient à votre disposition pour toute question, incompréhension ou formation relatives à ce service Extranet ou à plus généralement à l’application MobiliTeam.